Reporting-Automatisierung für Beratungsunternehmen
Eine Unternehmensberatung reduziert den wöchentlichen Management-Report von 6 Stunden auf 30 Minuten – ein KI-Agent sammelt, analysiert und schreibt den Bericht, ein Analyst liest nur noch gegen.
Ausgangssituation
Eine mittelständische Unternehmensberatung (12 Consultants) erstellte wöchentlich einen Management-Report für 5 laufende Projekte. Jeden Freitagnachmittag verbrachte ein Senior-Consultant 5–6 Stunden damit, Daten aus Jira, CRM, Excel-Sheets und E-Mails zusammenzuführen, zu interpretieren und in ein einheitliches Dokument zu schreiben.
Das Ergebnis: der Report war selten vor 18 Uhr fertig, der Consultant war erschöpft, und der inhaltliche Mehrwert schwankte stark je nach Auslastung.
Lösung
Opteria baute einen zweistufigen Reporting-Agenten:
Datenkollektor
- Verbindet sich automatisch mit Jira, HubSpot und Google Sheets
- Zieht wöchentliche KPIs (Aufgabenstatus, Projektfortschritt, Budget-Burn, neue Leads)
- Normalisiert unterschiedliche Datenformate in ein einheitliches Schema
Report-Generator
- Analysiert Deltas zur Vorwoche und identifiziert Anomalien
- Schreibt strukturierten Management-Report (Zusammenfassung, Status je Projekt, Risiken, nächste Schritte)
- Formatiert Ausgabe in firmeneigenem Word-Template
- Sendet Entwurf an verantwortlichen Consultant zur 30-minütigen Gegenlese und Freigabe
Technologie
- Claude 3.5 Sonnet (Analyse, Textgenerierung)
- n8n (Datenkollektion, Scheduling)
- Jira API, HubSpot API, Google Sheets API
- python-docx (Word-Template-Befüllung)
Ergebnis
| Kennzahl | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Zeit für Report-Erstellung | 5–6 h | 30 min |
| Report verfügbar (Freitag) | 17:30–18:30 Uhr | 13:00 Uhr |
| Report-Qualität (Kundenfeedback, 1–5) | 4,2 | 4,8 |
| Fehlende KPIs im Report | ~3 / Woche | 0 |
„Ich lese jetzt gegen, anstatt zu schreiben. Das ist der Unterschied zwischen Arbeit und Denken." — Senior Consultant, anonymisiert
Investition
Projektumfang: Starter-Tier (€ 3.800 inkl. 3 Systemintegrationen). Break-even nach 4 Wochen.
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