CRM-Lead-Management für SaaS-Anbieter

Ausgangssituation

Ein SaaS-Anbieter für Projektmanagement (30 Mitarbeitende, 500+ inbound Leads/Monat) hatte ein klassisches Problem: Das Vertriebsteam verbrachte täglich 2–3 Stunden mit manueller Lead-Bewertung, CRM-Datenpflege und dem Versenden von Follow-up-E-Mails. Viele qualifizierte Leads wurden zu langsam bearbeitet und erkalteten.

Lösung

Opteria implementierte einen zweigliedrigen KI-Agenten:

Lead-Qualifizierungsagent

Liest neue CRM-Einträge (HubSpot) in Echtzeit
Recherchiert Unternehmen via LinkedIn und öffentlichen Quellen
Bewertet Lead nach ICP-Score (Branche, Unternehmensgröße, Technologie-Stack, Budget-Indikator)
Schreibt strukturierte Zusammenfassung ins CRM

Follow-up-Sequenz-Agent

Wählt passende E-Mail-Vorlage basierend auf ICP-Score und Verhalten (z. B. Demo angefragt vs. nur Newsletter)
Personalisiert E-Mail mit kontextbezogenen Details (Branche, spezifische Pain Points)
Plant Versandzeitpunkt (Dienstag–Donnerstag, 9–11 Uhr – höchste Öffnungsraten)
Eskaliert Nicht-Antworter nach 5 Tagen an Account Executive

Technologie

Claude 3.5 Haiku (schnelle Klassifikation, hohe Volumen)
HubSpot CRM API
Serper API (Unternehmensrecherche)
Make.com (Orchestrierung)

Ergebnis

Kennzahl	Vorher	Nachher
Admin-Zeit Vertrieb / Tag	2,5 h	45 min
Leads mit vollständigem ICP-Score	20 %	95 %
Durchschnittliche Response-Zeit	18 h	2 h
Sales-Cycle (Ø Tage)	42	30

Das Vertriebsteam sprach nur noch mit Leads, die mindestens 70 Punkte im ICP-Scoring erreichten.

„Wir haben dasselbe Team, aber fühlen uns wie doppelt so groß." — Head of Sales, anonymisiert

Investition

Projektumfang: Starter-Tier (€ 4.200). Laufende Wartung: pauschal € 400/Monat.