Angebotsautomatisierung für Industriezulieferer
Ein Maschinenbau-Zulieferer reduziert die Angebotserstellungszeit von 4 Stunden auf unter 20 Minuten – mit einem KI-Agenten, der Anfragen liest, kalkuliert und ein fertiges Angebot in der ERP-Vorlage generiert.
Ausgangssituation
Ein mittelständischer Maschinenbau-Zulieferer (ca. 80 Mitarbeitende) erhält täglich 15–30 Anfragen für kundenspezifische Komponenten. Das Vertriebsteam verbrachte pro Angebot 3–4 Stunden mit manueller Kalkulation, Materialrecherche und Formatierung in eine Word-Vorlage.
Ergebnis: Angebote kamen zu spät, Vertriebsmitarbeitende waren frustriert, und Aufträge gingen an schnellere Wettbewerber.
Lösung
Opteria baute einen dreistufigen KI-Agenten:
- Anfrage-Parser – extrahiert strukturierte Daten aus unstrukturierten E-Mails und PDFs (Maße, Materialien, Stückzahlen, Liefertermin)
- Kalkulationsmodul – greift auf Materialpreise und Fertigungsparameter aus dem ERP-System zu und berechnet Kosten + Marge nach Unternehmensregeln
- Dokumentengenerator – füllt die firmeneigene Angebotsvorlage (Word/PDF) und legt das Dokument im CRM ab
Human-in-the-loop: Der Vertriebsmitarbeitende prüft das generierte Angebot in < 5 Minuten, ergänzt optionale Kommentare und klickt auf „Senden".
Technologie
- Claude 3.5 Sonnet (Dokumentenverständnis, Kalkulation)
- n8n (Workflow-Orchestrierung)
- ERP-Integration via REST-API
- HubSpot CRM (Ablage & Versand)
Ergebnis
| Kennzahl | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Erstellungszeit / Angebot | 3–4 h | 18 min |
| Angebote / Woche | 25 | 75 |
| Rückfragen wegen Fehler | ~8 % | < 1 % |
| Vertriebszufriedenheit (1–5) | 2,8 | 4,6 |
„Wir senden jetzt Angebote raus, bevor der Wettbewerb überhaupt antwortet." — Vertriebsleiter, anonymisiert
Investition
Projektumfang: Pro-Tier (€ 6.500 inkl. ERP-Anbindung). ROI erreicht nach ca. 6 Wochen.
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